Bisnestapahtuma tulossa. Mitä kaikkea tulisi ottaa huomioon tilaisuuden suunnittelussa ja budjetoinnissa? Holiday Clubin myyntipäällikkö Riikka-Maria Kääriäinen kertoo, missä voi pihistää ja mihin taas kannattaa panostaa.
Holiday Club Katinkullan ja Kuusamon Tropiikin tapahtumista vastaava myyntipäällikkö Riikka-Maria Kääriäinen on uransa aikana järjestänyt kymmeniä tilaisuuksia.
”Tapahtumajärjestäjän ammattitaito mitataan erityisesti silloin, kun asiakas ei tiedä mitä haluaa — tai jos tämän toiveet ja budjetti eivät kohtaa. Osaamisemme ytimessä on rakentaa onnistuneita tapahtumakokonaisuuksia kunkin asiakkaan resurssit ja tavoitteet huomioon ottaen”, Kääriäinen luonnehtii.
”Suurimmat menoerät aiheutuvat yleensä majoituksesta, illallisesta ja tekniikasta”, Kääriäinen summaa. ”Siten näillä alueilla voidaan tarvittaessa myös nipistää kuluja huolellisen suunnittelun avulla. Esimerkiksi pieni muutos tapahtuma-ajankohdassa saattaa tuoda säästöjä, joiden avulla tilaisuuden ohjelmaan voi panostaa enemmän.”
Pihistä näissä:
1. Järjestä tilaisuus matalan sesongin aikaan
Pohdi tilaisuuden ajankohtaa tarkasti. Sesongit, kuten koulujen lomat, hiihtokausi ja ruska-aika nostavat hotellihuoneiden hintaa ja siten tapahtuman majoituskuluja – etenkin isoista ryhmistä puhuttaessa. Mikäli tilaisuutta ei ole pakko järjestää kiivaimman hiihto- tai ruskasesongin keskellä, majoituksen hinnassa voi säästää merkittäviäkin summia ja käyttää varat esimerkiksi tasokkaaseen oheisohjelmaan. Hiljaisempina aikoina myös eri aktiviteettien ja palveluiden saatavuus on parempi.
2. Ole realistinen osallistujamäärän suhteen
Ole realistinen tapahtuman osallistujamäärän suhteen. Jos tilaisuus järjestetään 600 henkilölle ja lopullinen henkilömäärä tippuukin 300–400 osallistujaan, rahaa palaa taivaan tuuliin. Tämä on sitä tärkeämpää, mitä isommasta tilaisuudesta on kysymys – isoissa tapahtumissa lisäkuluja tulee majoituksen ja ruokailun lisäksi myös esimerkiksi vuokrahenkilökunnasta ja kalustevuokrista. Osallistujamäärää kannattaa arvioida muun muassa aiempiin tapahtumiin peilaamalla ja tilaisuuden maantieteellinen saavutettavuus huomioiden.
3. Tiivis yhteydenpito estää yllätyskulujen syntymisen
Kommunikoi tiiviisti tapahtumajärjestäjän yhteyshenkilön kanssa. Mikäli käytössäsi on sähköinen varausjärjestelmä, päästä myös kumppani seuraamaan osallistujamäärän kehitystä. Näin korjausliikkeitä esimerkiksi majoituskapasiteetin ja kokoustilojen suhteen voidaan tehdä puoleen ja toiseen mahdollisimman ketterästi. Tarkista huolellisesti, mitä tekniikkaa sopimukseen sisältyy ja tarvitaanko niiden lisäksi esimerkiksi lisä-äänentoistoa, valovoimaisempia videotykkejä tai teknistä henkilökuntaa.
Panosta näihin:
1. Erottaudu aktiviteeteilla
Panosta tapahtuman oheisohjelmaan, illalliseen ja esiintyjiin, mikäli budjetissa suinkin on tilaa.
”Yhä useampi asiakas järjestää tapahtumansa yhteydessä erilaisia aktiviteetteja, kuten lumikenkäilyä, moottorikelkkailua tai jääkelluntaa. Nousukausi näkyy myös panostusten suuruudessa; isommillekin ryhmille järjestetään enenevässä määrin huskysafarin kaltaisia hintavampia elämyksiä”, Kääriäinen kertoo. ”Tässä talouden nousussa ollaan kaiken kaikkiaan menty terveempään suuntaan. Siinä, missä tapahtuman osallistujille tarjottiin ennen pitkiä ja kosteita iltoja, nyt panostetaan enemmän aktiviteetteihin ja elämyksiin.”
2. Ota brändistä kaikki irti
Bisnestapahtumat rakentavat mielikuvia tehokkaasti, ja niinpä brändin läsnäolosta tapahtumapaikalla kannattaa ottaa kaikki irti. Kokoustekniikalla ja tilan somistuksella saadaan upeaa jälkeä aikaan, ja valaistuksessa voidaan käyttää esimerkiksi yrityksen värejä. Myös isäntäyrityksen tuotteita kannattaa hyödyntää mahdollisuuksien mukaan. ”Mikäli tapahtumaa isännöi vaikkapa elintarvikeyritys, voimme käyttää heidän tuotteitaan niin kokous- ja aamupalatarjoilussa kuin illallisen suunnittelussakin”, Kääriäinen vinkkaa.
3. Tarjoa miniloma arjen keskelle
Työnteko ja vapaa-aika lomittuvat entistä enemmän, ja niinpä myös bisnestapahtumat lähenevät sijainniltaan ja ohjelmaltaan lomareissuja. Työntekijöille tai asiakkaille tarjottu miniloma bisnestapahtuman yhteydessä on erinomainen ja kustannustehokas tapa rakentaa yhteishenkeä. Kun tilaisuus järjestetään vaikkapa kylpylässä, osallistujat pääsevät helposti irti arjesta ja kohteesta löytyy tekemistä joka makuun.
Myös erilaiset kannustematkat lisääntyvät, ja niiden osallistujille rakennetaan yhä useammin laajoja elämyspaketteja. ”Esimerkiksi Holiday Club Kuusamon Tropiikissa vierailee tasaisesti ulkomaisia kannustematkaryhmäläisiä, joiden ohjelma on pakattu täyteen elämyksiä aina aina revontulisafareista luonnon keskellä nautittuihin kulinaarisiin elämyksiin. Näissä kokonaisuuksissa myös alueen safariyrittäjät ovat avainasemassa”, Kääriäinen kertoo.
