8 Henkilötietojen säilytysajat
Markkinointia varten kerätyt tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun henkilö on peruuttanut antamansa suostumuksen. Henkilötietoja säilytetään enintään yksi vuosi, jos kyse on markkinointirekisterissä olevasta toimimattomasta sähköpostiosoitteesta.
Osakkeenomistajarekisterissä henkilötietoja tulee säilyttää niin kauan kun henkilö on osakkeenomistaja ja 10 vuotta sen jälkeen kun henkilö on luopunut osakkeenomistamisesta. Holiday Club säilyttää entisen osakkeenomistajan tietoja enintään 11 vuoden ajan.
Hotellien ja muiden palveluiden asiakasrekistereistä henkilön tietoja säilytetään enintään viisi vuotta siitä, kun asiakas on edellisen kerran hankkinut palveluita.
Potilastiedoiksi luokiteltavia henkilötietoja säilytetään sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirjoista antaman asetuksen mukainen määräaika. Pääsääntöisesti tämä tarkoittaa Holiday Clubin osalta sitä, että tiedot säilytetään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä. Kaikkiin hoitoihin liittyvään aineistoon ei kuitenkaan koske potilasasiakirjojen säilytysajat, ja niiltä osin tietoja säilytetään enintään viisi vuotta siitä, kun palvelu on toteutettu.
Kameravalvonnan tietoja säilytetään tarpeelliseksi todettu aika, jos ne sisältävät käyttötarkoitukseen perustuvaa tutkittavaa tietoa. Tutkinnan päätyttyä tietoa säilytetään sen ajan, joka on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimista, esittämistä tai puolustamista varten. Kun aineiston säilyttämisen tarve on päättynyt, tieto poistetaan kolmen vuoden kuluessa. Muussa tapauksessa tieto säännönmukaisesti tuhoutuu ja sitä säilytetään enintään kuusi kuukautta tallentamisesta.
Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen luonteesta riippuen enintään kolme vuotta.
Yrityspalvelun asiakkaiden henkilötietojen käsittelyaika on kolme vuotta sen vuoden lopusta, kun tietoja on edellisen kerran tarvittu palvelusopimuksen mukaisen palvelun toteuttamiseen ko. henkilön osalta.
Reskontra- ja perintätietoja sekä muita mahdollisesti kirjanpitoaineistoksi luokiteltavia tietoja, joissa voi olla asiakastietoja, säilytetään kirjanpitolain edellyttämän määräajan. Esimerkiksi laskutositteita säilytetään kuusi vuotta sen tilikauden päättymisestä, jota nämä ovat koskeneet.
Puhelunauhoitteita säilytetään enintään kuukausi puhelunajankohdasta lukien.
Esittelyvarausrekisterin tietoja säilytetään enintään viisi vuotta siitä kun henkilö on edellisen kerran käynyt osake-esittelyssä.
Isännöinnin ja huollon rekistereiden henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta.
B-to-B asiakaskannassa henkilötietoja säilytetään enintään viisi vuotta siitä, kun yrityksen kanssa on edellisen kerran harjoitettu yhteistyötä tai siitä, kun osapuolet ovat olleet kontaktissa.
Verkkolomakkeet jotka liittyvät markkinointikilpailuun, poistetaan tiedot kuuden kuukauden sisällä kilpailun päättymisestä. Kuitenkin, jos kyseisellä lomakkeella on annettu suostumus suoramarkkinointiin tai verkkomarkkinointiin, säilytetään tieto suostumuksesta siten kuin edellä kerrotaan toimittavan suostumuksen osalta. Mikäli lomakkeen tiedot liittyvät toimeksiantoon, säilytetään tietoja enintään kuusi vuotta sen tilikauden päättymisestä, kun toimeksiannon mukainen palvelu on toteutunut (vuokrausajankohta, jälleenmyynti).
Osakkeenomistaja voi tehdä vuokratoimeksiannon joko postitse lähetettävällä lomakkeella tai nettisivuilla olevalla dokumentilla. Säilytämme vuokratoimeksiantoja enintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien jonka aikana vuokrattavaksi jätetty viikko on päättynyt. Toimeksiantoja säilytetään tulosteina lukittavassa tilassa. Lisäksi vuokratoimeksiantoja käsitellään sähköisissä järjestelmissä ja niitä käsitellään osana osakkeenomistajan tietoja ja siten kuin on kuvattu toimittavan viikko-osakkeenomistajan tietojen osalta.
Muiden lomakkeiden tietoja säilytetään niin kauan kun se on tarpeen käyttötarkoituksen kannalta.