Oma myyntinäyttely – milloin kannattaa järjestää itse?

Missä tilanteissa yrityksen kannattaa harkita oman myyntitapahtuman tai näyttelyn järjestämistä ja mitä suunnittelussa tulee ottaa huomioon? Holiday Clubin kokous- ja tapahtumamyynnistä vastaava johtaja Tapio Honkamaa kertoo.

– Oman näyttelytapahtuman suurin valtti on se, että järjestäjällä on täysi valta päättää tilaisuuden luonteesta ja yksityiskohdista, Honkamaa sanoo.

– Suunnitteluvaiheessa on tietysti tärkeää varmistaa myös tuloksen syntyminen: että osastoilla keskustellaan euroista ja tehdään oikeasti kauppaa.

Näyttelyn järjestämistä kannattaa harkita ainakin silloin, kun keskeinen kohderyhmä kokoontuu joka tapauksessa.

– Mikäli joku tapahtuma – kuten esimerkiksi liittokokous tai koulutuspäivät – kokoaa kohderyhmän jo valmiiksi saman katon alle, on tuloksekasta ja kustannustehokasta järjestää tilaisuuden yhteyteen myös näyttely. Tällaisissa tilanteissa kysyntä ja tarjonta kohtaavat konkreettisesti.

– Monipuolisen tapahtumakokonaisuuden rakentaminen on samalla avain onnistumiseen. Pelkkä kokous ja illallinen eivät välttämättä saa ihmisiä liikkeelle ja siksi kokonaisuutta on hyvä maustaa esimerkiksi näyttelyllä, keynote-puhujilla, verkostoitumistilaisuuksilla ja vapaa-ajan aktiviteeteilla, Honkamaa linjaa.

Itse järjestetyssä tapahtumassa kaikki toiminnot on mahdollista nivoa yhteen paikkaan:

– Kun kaikki palvelut aina majoitusfasiliteeteista näyttelyyn, kokoustiloihin, ravintoloihin ja vapaa-ajan aktiviteetteihin löytyvät saman katon alta, käytettävissä olevan ajan voi käyttää tehokkaasti sen sijaan, että aika kuluisi bussilla ympäriinsä kulkemiseen. Tämä on asia, josta saamme omissa kohteissamme positiivista palautetta, Honkamaa sanoo.

– Jos tapahtuma järjestetään vapaa-ajan kohteessa, kannattaa harkita tapahtuman virallisen osuuden järjestämistä esimerkiksi torstaista perjantaihin. Näin vieraat voivat halutessaan jatkaa kohteessa omaa lomaa viikonlopun yli.

– Tapahtumien koko ja niihin kohdistetut panostukset ovat viime vuosina kasvaneet: jos näyttely kerran järjestetään, se tehdään kunnolla. Suurimmat näyttelyt voidaan järjestää kohteistamme Saimaalla ja Katinkullassa, jotka venyvät jopa 2 000–3 000 m2 kokoisiin tapahtumiin, Honkamaa kertoo.

ANNA MENNÄ!
Oman näyttelyn järjestämisen plussat

• Ainutlaatuinen kokonaisuus, jossa et kilpaile huomiosta muiden toimijoiden kanssa
• Valta päättää tilaisuuden luonteesta, sijainnista ja yksityiskohdista
• Tehokas tapa koota alan toimijat yhteen
• Oman tapahtumakokonaisuuden brändinrakennuspotentiaali on mittaamaton ja ulottuu paljon näyttelyaluetta pidemmälle: puhujat, somistus, audiovisuaalisuus, tarjoilut, oheisohjelma, kohderyhmälle viestiminen aina save the date -kutsusta jälkihoitoon asti
•  Mahdollistaa eri kohderyhmien palvelemisen ilman kompromisseja
•  Kiinnostavasti rakennettu tapahtumakokonaisuus sitouttaa kävijät brändiin paremmin kuin brändin kohtaaminen näytteilleasettajana alan yleisessä tapahtumassa

MIETI VIELÄ
Syitä harkita oman tapahtuman järjestämistä uudelleen

• Oman näyttelyn valmistelu sitoo niin aika- kuin raharesurssejakin; puolivillaisesta toteutuksesta on enemmän haittaa kuin hyötyä. Myöskään pelkkä paikalla olo ei riitä – tapahtumasta kannattaa ottaa kaikki irti ennakkomarkkinoinnin, tapahtuman aikaisten toimenpiteiden ja jälkimarkkinoinnin keinoin.
• Näyttelyn toteutus edellyttää osaamista tai vähintäänkin ammattitaitoista kumppania, jotta muun muassa suunnittelu, aikataulutus, logistiikka ja markkinointi sujuisivat jouhevasti.
• Pohdi, toteutuuko päätavoitteesi paremmin alan suurtapahtumassa vai kohdennetusti omassa näyttelyssä? Miltä alan b2b-tapahtumien kävijä- ja/tai päättäjäprofiili näyttää? Saatko omalla tapahtumalla liikkeelle tavoitteesi kannalta paremman kohderyhmän?
• Näyttelytapahtuman ROI saattaa kotiutua vasta kuukausien tai jopa yli vuoden kuluttua. Näyttelylle asetettujen tavoitteiden tulee olla selkeitä ja mitattavia – esim. laadukkaat liidit, uudet asiakkaat, sovitut tapaamiset.