Holiday Club Resorts Oy:n (”Holiday Club”) ryhmävarausten varaus- ja peruutusehdot
Nämä ryhmäehdot koskevat ryhmiä joissa on 10-300 huonevuorokautta.
Yli 300 huonevuorokauden ryhmien osalta peruutusehdoista sovitaan erikseen tarjousvaiheessa. Huonevuorokaudella tarkoitetaan yhden huoneen yhden yön varausta. Esimerkiksi 5 huoneen varaus kahdeksi yöksi on 10 huonevuorokautta.
Osallistujat
Pyydämme lähettämään majoittuvien ryhmien osalta nimilistan huonejakoineen viimeistään viikkoa ennen saapumispäivää sähköpostitse osoitteeseen ryhmat@holidayclub.fi seuraavin tiedoin:
- ryhmä nimi ja henkilömäärä
- ryhmän tulopäivä ja lähtöpäivä
- ryhmänjohtajan nimi ja puhelinnumero
- arvioitu saapumisaika hotellille
- erikoisruokavaliot
- ulkomaisten ryhmien osalta myös syntymäajat ja passin numerot
Maksutapa
Mikäli maksuehdoista ei ole toisin sovittu, tilaaja maksaa käteisellä, pankkikortilla tai luottokortilla hotellissa. Jälkilaskutuksesta on aina neuvoteltava erikseen ennen saapumista myyntipalvelun kanssa. Ryhmätarjouksen hinnat edellyttävät ryhmän yhteislaskutusta. Laskutuslisä 30 €. Asiakkaan pyynnöstä uudelleen kirjoitettavasta laskusta peritään 30 € toimistomaksu.
Ryhmävaraukset
Ryhmävarauksen tehnyt taho vastaa peruutuskuluista alla olevien ehtojen mukaisesti.
Peruutukset ja muutokset koskien kaikkia tilattuja palveluita
10-30 huonevuorokautta
- koko tilauksen voi perua kuluitta viimeistään 14 vrk ennen tuloa
- 50 % tilattujen palveluiden määrästä voi perua kuluitta viimeistään 7 vrk ennen tuloa, yli menevästä osasta veloitetaan täysi hinta
- 25 % tilattujen palveluiden määrästä voi perua kuluitta viimeistään 3 vrk ennen tuloa, yli menevästä osasta veloitetaan täysi hinta
- kaikista alle 3 vrk ennen tilaisuuden alkua tehdyistä peruutuksista ja henkilömäärän vähennyksistä veloitetaan täysi hinta
31-100 huonevuorokautta
- koko tilauksen voi perua kuluitta viimeistään 28 vrk ennen tuloa
- 50 % tilattujen palveluiden määrästä voi perua kuluitta viimeistään 14 vrk ennen tuloa, yli menevästä osasta veloitetaan täysi hinta
- 25 % tilattujen palveluiden määrästä voi perua kuluitta viimeistään 7 vrk ennen tuloa, yli menevästä osasta veloitetaan täysi hinta
- kaikista alle 7 vrk ennen tilaisuuden alkua tehdyistä peruutuksista ja henkilömäärän vähennyksistä veloitetaan täysi hinta
101-300 huonevuorokautta
- koko tilauksen voi perua kuluitta viimeistään 2 kk ennen tuloa
- 50 % tilattujen palveluiden määrästä voi perua kuluitta viimeistään 45 vrk ennen tuloa, yli menevästä osasta veloitetaan täysi hinta
- 25 % tilattujen palveluiden määrästä voi perua kuluitta viimeistään 28 vrk ennen tuloa, yli menevästä osasta veloitetaan täysi hinta
- 10 % tilattujen palveluiden määrästä voi perua kuluitta viimeistään 14 vrk ennen tuloa, yli menevästä osasta veloitetaan täysi hinta
- kaikista alle 2 vkoa ennen tilaisuuden alkua tehdyistä peruutuksista ja henkilömäärän vähennyksistä veloitetaan täysi hinta
Tilaisuuden vähimmäislaskutusperusteena toimii osallistujamäärä, joka on hotellilla tiedossa
- 3 vrk ennen tilaisuutta (alle 30 hlön ryhmät)
- 7 vrk ennen tilaisuutta (31-50 hlön ryhmät)
- 14 vrk ennen tilaisuutta (yli 50 hlön ryhmät)
Näiden aikarajojen jälkeen tehdyistä peruutuksista tai pois jäänneistä veloitetaan täysi hinta.
Kiintiövaraukset
Taattu kiintiö
Noudatamme yllä mainittuja ryhmävarausten peruutusehtoja.
Taatussa kiintiössä asiakkaalle vahvistetaan tietty määrä huoneita varmasti. Huonevarauksille sovitaan viimeinen varauspäivä, jonka jälkeen varaamattomat huoneet purkautuvat kiintiöstä. Kiintiön varannut taho on vastuussa myös yksittäisten varausten peruutuksista ja vastaa mahdollisista peruutuskuluista yllä olevien peruutusehtojen mukaisesti.
Avoin kiintiö
Avoimessa kiintiössä sovitaan huoneiden erikoishinnat ja erikoishintaisten huoneiden viimeinen voimassaolopäivä. Huoneita on saatavilla hotellin saatavuuden mukaisesti, huonemäärää ei voida taata. Erikoishinnalla tehtyjä yksittäisiä varauksia voi perua normaaleiden yksittäisten varausten peruutusehtojen mukaisesti (yleisesti klo 18 mennessä saapumispäivänä).
Muut ehdot
Tilaajan vastuu
Tilaaja on velvollinen suojelemaan vuokraamiaan tiloja ja kalusteita. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, joita tilaajan omat laitteet, henkilökunta, esiintyjät tai kokousosanottajat aiheuttavat kiinteistölle tai hotellin irtaimelle omaisuudelle. Tilaaja vastaa hotelliin tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja sitoutuu noudattamaan hotellin henkilökunnan ohjeita talon sekä kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa.
Tilajärjestelyt
Ryhmän tilaaja sopii ennen tilaisuuden alkua Holiday Clubin ryhmä- ja kokousmyynnin kanssa tilojen järjestelyistä ja kalustuksesta. Mikäli hotelli tekee asiakkaan pyynnöstä kalusteiden tai tilojen uudelleen järjestelyä alle 3 vrk ennen tilaisuuden alkua, veloitamme uudelleen järjestelyistä 45 €/tunti/työntekijä (minimilaskutus 45 €).
Sopimuksen siirto
Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa vuokraamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman hotellin ja ravintolan suostumusta.