Juhlat surun ammattilaisille
Minkälaiset juhlat syntyvät, kun koolla on 150 hautaustoimistoyrittäjää? Hautaustoimistojen Liitto vietti liittokokouspäiviä Saimaan rannalla. Tapahtumaan mahtui niin painavaa asiaa kuin viihdettäkin.
Sen verran kaukana nykyihminen on kuolemasta, että ruumisauton näkeminen loma- ja kokouskeskuksen pihalla saa aikaan hienoisen värähdyksen. Ajatukseen on kuitenkin syytä tottua, sillä nyt on koolla 150 kuoleman kanssa päivittäin tekemisissä olevaa henkilöä. Hyvin pian käy kuitenkin ilmi, ettei tässä tapahtumassa turhia synkistellä, vaan kuolemaan suhtaudutaan kauniin arkisesti. Hautaustoimistojen Liiton liittokokouspäivien virallinen ohjelma on asiaankuuluvan arvokasta ja merkityksellisyydellä latautunutta. Mutta kun on aika vaihtaa vapaalle, kollegoiden välisiä suhteita rakennetaan muun muassa golfkentällä ja teemaillallisilla.
Monitahoinen tapahtuma
Hautausalan yrittäjistä ei kirjoiteta talousjuttuja eikä heitä näy tv-mainoksissa palveluitaan esittelemässä. Lähes jokainen heidät kuitenkin kohtaa, ja silloin myydään ja ostetaan palveluita kuin missä tahansa muussakin yrityksessä. Niinpä hautaustoimistoyrittäjät myös messuilevat, kokoustavat, juhlivat ja verkostoituvat muiden kaupallisten toimijoiden tavoin.
Hautaustoimistojen Liiton päätapahtuma, liittokokouspäivät, kokoaa vuosittain koolle noin 150 hautaustoimistoyrittäjää. Tänä vuonna tapahtumapaikaksi on valikoitunut Holiday Club Saimaa. Kysymys ei ole mistään pienestä tilaisuudesta, sillä monipuolisessa ohjelmassa on liittokokouksen ja mittavan näyttelyn lisäksi muun muassa golfkilpailua, hallituksen kokousta, lounaita, illallisia sekä kahdet viimeisen päälle suunnitellut iltajuhlat.
– Liittokokouspäivät ovat yhdistelmä asiaa ja virkistystä. Alan yrittäjät ovat pieniä perheyrityksiä, joille pidennetyssä viikonlopussa yhdistyvät työ ja lomailu. Hautausyrittäjyys on elämäntapa, joka kulkee monella suvussa, kertoo Hautaustoimistojen Liiton puheenjohtaja Ilkka Ollonen.
– Hautaustoimistoväki on sosiaalista, avointa ja vilpitöntä. Ja vaikka työskentelemme kuoleman äärellä, kyllä sitä elämääkin täytyy vastapainoksi juhlia.
Monitahoinen tapahtumakokonaisuus asettaa haasteensa myös liittokokouspäiviä isännöivälle paikalle. Osallistujille tarvitaan majoitusvarauksia, catering-palveluita, aktiviteetteja ja pikkutuntien jatkopaikkoja. Yhteydenpito on vilkasta myös tapahtumatoimistojen ja ulkopuolisten esiintyjien suuntaan. Näyttelyosastoille tarvitaan sähköä, kalusteita ja trussiripustuksia. Suuret näyttelyartikkelit asettavat vaatimuksia logistiikalle. Kulissien takana totisesti tapahtuu.
Yksilöllisesti loppuun asti
Liittokokouksen yhteydessä järjestettävä näyttely on luonteeltaan kuin mikä tahansa messutapahtuma. Tapahtumassa tehdään tuotehankintoja, verkostoidutaan ja jaetaan tuotetietoutta. Tällä kertaa esillä on kuitenkin arkkuja, uurnia, ruumisautoja ja hautakiviä. Nykyihmisen tarve yksilöllisyyteen näkyy myös täällä: viimeisen matkan voi nykyään tehdä omasta tyylistä tinkimättä.
Sekä perjantain että lauantain ohjelma huipentuu iltajuhlaan. Ensimmäisenä iltana vietetään jo perinteeksi muodostuneita teemajuhlia, joiden teemaksi on tänä vuonna valikoitunut Casino Royale. Lauantaina tapahtuma huipentuu juhlaviin illallisineen iltapukuineen ja elävine musiikkeineen. Haastatteluhetkellä viimeinen ilta on vielä edessäpäin.
– Casino Royale -Ilta sujui mukavissa merkeissä ja tunnelma oli oikein bondimainen. Ollonen kuvailee edellistä iltaa hymyillen.
Kiitosta joustavuudesta ja oma-aloitteisuudesta
Holiday Club Saimaa valikoitui Liiton 75-juhlavuoden liittokokouksen tapahtumapaikaksi monipuolisuutensa ansiosta.
– Vaakakupissa painoivat muun muassa järjestelyiden sujuvuus, majoituskapasiteetin riittävyys sekä monipuoliset aktiviteettimahdollisuudet. Näiden lisäksi yksi tärkeimmistä paikan valintakriteereistä oli se, että tapahtuman yhteydessä järjestettävälle mittavalle näyttelylle löytyi riittävästi tilaa. Olemme olleet vuosien varrella sellaisissakin paikoissa, joissa näyttely on täytynyt jakaa useampaan osaan. Se ei kerta kaikkiaan toimi, Ollonen luonnehtii.
– Holiday Club Saimaan puitteet ovat huippuluokkaa. Kaikki löytyy yhdeltä ja samalta alueelta aina golfkenttiä ja keilaratoja myöten. Olen kuullut käytävillä kehuja sekä jäseniltä että näytteilleasettajilta. Etelä-karjalaista tunnelmaa on kiitelty ja järjestelyt ovat sujuneet upeasti.
Kiitosta Holiday Club Saimaa saa erityisesti joustavuudesta ja oma-aloitteisuudesta.
– Kaikki on sujunut todella hyvin ja hotelli on toimittanut enemmän kuin luvannut. Olemme olleet positiivisesti yllättyneitä henkilökunnan nopeasta reagoimisesta asiaan kuin asiaan. Järjestäjiltä on löytynyt myös joustavuutta. Tämänkokoista tapahtumaa järjestettäessä tulee aina viime hetken säätöä esimerkiksi ilmoittautumisten ja ruokavalioiden suhteen, luonnehtii Hautaustoimistojen Liiton toimistosihteeri Ulla Honkimaa.
– Upea yllätys oli esimerkiksi se, että hotelli oli omatoimisesti piirtänyt meille pohjakuvan osastojen sijoittelusta. Oli paljon helpompaa edetä suunnittelussa, kun paikat kuin omat taskunsa tuntevat ihmiset tekivät suunnitelmat ja mittaukset puolestamme.
– Myös yhteydenpito Holiday Club Saimaan sekä James Bond -teemaillan järjestäneen tapahtumatoimiston välillä sujui itsenäisesti. Hotelli toimitti ehdotuksen illallistarjoiluista, ehdotti sopivaa paikkaa tilaisuuden keskipisteenä toimivalle casinolle ja vastasi kaikista käytännön järjestelyistä.
