Забронировать отдых

Забронируйте номер в спа-отеле или арендуйте апартамент/коттедж

Политика Holiday Club Resorts Oy в отношении конфиденциальности персональных данных клиентов, а также данных для маркетинговых целей 

Настоящая политика конфиденциальности (далее политика конфиденциальности) включает в себя описание порядка защиты и обработки данных в соответствии с действующим Законом о персональных данных Финляндии (523/1999), а также Общим регламентом ЕС по защите данных.

Компания Holiday Club Resorts Oy вправе периодически вносить изменения в настоящую политику конфиденциальности посредством публикации ее обновленных версий.  Рекомендуем регулярно ознакомляться с содержанием настоящей политики конфиденциальности.

Дата составления: 17.05.2018

Документ обновлен: 17.05.2018  

Содержание

1 Организация, ведущая реестр 
2 Реестры 
3 Цель обработки персональных данных и ее правовое основание 
3.1 Реестры клиентов 
3.2 Реестр маркетинговых данных 
3.3 Запись телефонных разговоров 
3.4 Видеонаблюдение 
3.5 Файлы cookie 
3.6 Онлайн-формы 
4 Содержание реестра 
4.1 Акционеры и акции 
4.2 Гости отелей, клиенты, пользующиеся услугами аренды апартаментов, приобретатели иных услуг 
4.3 Маркетинг 
4.4 Реестр бронирования презентаций 
4.5 Корпоративные клиенты 
4.6 Клиенты B2B 
4.7 Видеонаблюдение 
4.8 Записи телефонных разговоров 
4.9 Формы 
4.10 Файлы cookie 
5 Источники данных 
5.1 Владельцы акций 
5.2 Гости отелей 
5.3 Видеонаблюдение 
5.4 Файлы cookie 
5.5 Олайн-формы и формы на бумажном носителе 
6 Обновление данных 
7 Передача и перенос данных 
8 Сроки хранения персональных данных 
9 Принципы защиты реестра 
10 Право доступа субъекта к своим персональным данным 
11 Исправление и удаление персональных данных, право субъекта на ограничение обработки его персональных данных 
12 Право субъекта возразить против обработки персональных данных в силу особых личных причин 
13 Право на запрет прямой рекламы 
14 Право на отзыв согласия на обработку персональных данных 
15 Право субъекта персональных данных на перенос данных в другие системы 
16 Право на подачу жалобы в контрольные органы 

1 Организация, ведущая реестр

Организация, ведущая реестр:

Holiday Club Resorts Oy (от собственного лица, а также от лица всех компаний, входящих в концерн Holiday Club, далее Holiday Club)
Hitsaajankatu 22
00810 Helsinki

Контактное лицо:

ответственная за вопросы защиты персональных данных
Анне Оравайнен
Hitsaajankatu 22
00810 Helsinki
tietosuoja@holidayclub.fi

2 Реестры
  • Реестр клиентов, пользующихся услугами размещения и аренды в гостиницах и апартаментах
  • Реестр владельцев недельных акций и акций на апартаменты Villas, а также реестр сделок по акциям
  • Реестр маркетинговых данных
  • Реестр данных, содержащихся в заявках на проведение  презентаций
  • Реестры, ведущиеся эксплуатационно-технической службой
  • Реестры управления бронированием процедур
  • Реестры управления бронированием программ досуга (включая гольф)
  • Системы учета счетов частных лиц
  • Реестры бронирования и жеребьевки отдыха для корпоративных клиентов
  • База данных клиентов B2B
  • Видеонаблюдение
  • Записи звонков
  • Реестр отдыхающих
  • Реестр клиентов, запретивших использование своих персональных данных в маркетинговых целях

Помимо вышеперечисленных реестров компания Holiday Club также ведет реестр работодателя. Для данного реестра составлена отдельная политика конфиденциальности.

Несмотря на то, что в настоящем документе реестры описываются как отдельные блоки, для большей ясности следует констатировать, что в совокупности реестры образуют единое целое, которое не во всех случаях может быть разделено на составные части.  Например, формы и бланки могут быть включены в состав реестра данных, собираемых компанией Holiday Club в маркетинговых целях. В настоящем документе реестры представлены отдельно исключительно с целью облегчения восприятия текста и более полноценного отражения используемых нами каналов сбора данных.  Также стоит отметить, что из каждого реестра можно извлечь отдельные списки лиц или документов, но при этом ни один реестр не может рассматриваться в качестве  обособленного реестра лиц. 

3 Цель обработки персональных данных и ее правовое основание

3.1 Реестры клиентов

В компании Holiday Club персональные данные клиентов подвергаются обработке в различных контекстах. Основными реестрами клиентов компании являются: 1) Реестр клиентов, относящийся к системе бронирования гостиниц, а также 2) реестр сделок по купле-продаже недельных акций и акций Villas.

Помимо данных реестров в Holiday Club также ведутся реестры, указанные в пункте 2 выше по тексту.  Обработка персональных данных осуществляется на основании наличия договорных отношений, иной обусловленной законом причины или законного интереса компании Holiday Club.  

Основание в виде наличия обусловленной законом причины распространяется на реестр акций в части данных о владельцах акций.  Holiday Club осуществляет эксплуатацию нескольких объектов жилищных акционерных обществ, акционеры которых владеют акциями на апартаменты Villas и недельными акциями, в связи с чем компания ведет для данных жилищных акционерных обществ реестр акций и акционеров. Порядок обработки вышеуказанных данных в некоторой степени определяется Законом об акционерных обществах и Законом о жилищных акционерных обществах (в зависимости от того, какой из этих двух законов применяется в конкретном акционерном обществе).  В качестве эксплуатационной организации компания Holiday Club также направляет владельцам акций информационные письма от лица жилищных акционерных обществ,  приглашения на собрания акционеров и другие подобные документы.

Помимо этого законом определен порядок обработки и хранения данных пациентов.  Holiday Club может в связи с проведением различных процедур (в основном, услуги массажа) осуществлять сбор данных пациентов, порядок обработки которых определяется многочисленными законами, как описано ниже.

Обработка регистрационных карт гостей осуществляется на основании законов.  В силу обязательства ведения реестра гостей (Закон о деятельности в сфере гостиничного сервиса и организации питания, параграфы 6–9) при заселении гость заполняет регистрационную карту.

Законный интерес компании Holiday Club связан с оперативными интересами, такими как контроль качества, развитие услуг, измерение степени удовлетворенности клиентов, обучение персонала, предложение клиентам дополнительных услуг посредством прямой рекламы. Кроме того, законный интерес имеет отношение к вопросам защиты прав и неприкосновенности собственности, а также обеспечения физической и информационной безопасности.

Целью обработки персональных данных в реестрах клиентов является контроль за выполнением договорных обязательств сторонами. Персональные данные могут подвергаться обработке, например, с целью предоставления клиенту услуг по  размещению, иной услуги или иного продукта, предусмотренных договором, а также с целью оформления акций в собственность клиента на основании договора купли-продажи.  Также реестры клиентов могут вестись и в иных  коммерческих целях, имеющих отношение к услугам или акциям компании, например, в целях управления бизнесом в интересах его развития, для поддержания и развития отношений с клиентами, а также для обеспечения соблюдения прав и обязанностей компании Holiday Club и ее клиентов. 

Помимо этого Holiday Club производит обработку персональных данных в процессе обслуживания и ремонта объектов размещения, а также при оформлении аварийных заявок.  Персональные данные подвергаются обработке также в связи с использованием ключей-карт, осуществлением видеонаблюдения и записи разговоров.  Обработка персональных данных может производиться и в других подобных случаях или в ситуациях, когда это связано с вопросами ведения коммерческой деятельности. 

Остальные реестры, описание которых приводится ниже, могут быть привязаны к реестру клиентов Holiday Club, образуя вместе с ним единое целое, даже несмотря на то, что обработка персональных данных производится через разные каналы.

3.2 Реестр маркетинговых данных

Обработка данных, собранных для целей маркетинга, может осуществляться на основании законного интереса  Holiday Club либо на основании наличия действительного согласия субъекта персональных данных. В части сбора данных для маркетинговых целей законный интерес компании Holiday Club может быть связан с оперативными интересами, такими как контроль качества, развитие услуг, измерение степени удовлетворенности клиентов, обучение персонала, предложение клиентам дополнительных услуг посредством прямой рекламы.

Прямой электронный маркетинг во всех без исключения случаях предполагает получение предварительного письменного согласия клиента.  В случае прямого электронного маркетинга согласие клиента требуется, даже если речь идет об уже существующем клиенте Holiday Club. Согласие запрашивается в письменной форме, и при желании оно может быть отозвано в любой момент.  В части прямого электронного маркетинга согласие запрашивается в ситуациях, когда клиент подписывается на получение новостной рассылки, заселяется в номер или апартаменты, приобретает акции, принимает участие в выставке или ином мероприятии либо участвует в рекламном интернет-конкурсе, а также в иных случаях взаимодействия между Holiday Club и клиентом.

Сведения, содержащиеся в базах данных клиентов, используются также для отправки электронных и бумажных писем, клиентских изданий, приглашений на мероприятия для владельцев акций (в том числе приглашения на собрания акционеров), информационных сообщений. Персональные данные, содержащиеся в базах данных клиентов, могут также использоваться в целях прямого телефонного маркетинга на основании наличия законного интереса. 

В нашей компании ведется отдельный реестр клиентов, запретивших использование своих данных в маркетинговых целях.  Данный реестр необходим для того, чтобы данные о клиенте не были перемещены из реестра клиентов обратно, например, в список клиентов, предназначенный для проведения маркетинговых мероприятий или телефонных презентаций.  Остальные реестры, описание которых приводится ниже, могут быть привязаны к реестру маркетинговых данных, который ведется компанией Holiday Club, образуя вместе с ним единое целое, даже несмотря на то, что обработка персональных данных производится через разные каналы.

3.3 Запись телефонных разговоров

Звонки в службу по работе с клиентами компании Holiday Club (коммутатор, клиентская служба, эксплуатационная служба, центр обслуживания, гостиницы, а также прочие возможные каналы телефонной связи) могут записываться. Запись разговоров осуществляется на основании законных интересов компании Holiday Club. Разговоры записываются в целях повышения качества обслуживания, а также в учебных и контрольных целях. Последние направлены на обеспечение выполнения договорных обязательств.  Ни в каких иных целях эти сведения не используются.

3.4 Видеонаблюдение

С помощью видеонаблюдения компания Holiday Club может осуществлять сбор информации с целью обеспечения безопасности и правовой защиты на своих объектах, включая здания и строения, а также прилегающие к ним территории. Сведения, полученные в результате видеонаблюдения, используются компанией Holiday Club для проведения разбирательств в случае совершения правонарушений или в ситуациях, повлекших за собой возникновение ущерба, а при необходимости также и для идентификации лиц, передвигавшихся по территории тех или иных помещений. Во всех помещениях и зонах, оборудованных системой видеонаблюдения, размещены соответствующие предупреждающие таблички.

3.5 Файлы cookie

Компания Holiday Club собирает о посетителях своего сайта сведения, содержащие информацию об IP-адресах и файлы cookie. Данные файлов cookie являются анонимными. Сбор файлов coookie осуществляется на основании согласия, предоставляемого посетителем при входе на сайт, либо на основании законного интереса держателя реестра.

Компания Holiday Club может использовать файлы cookie для целенаправленной рекламы. Посетителю наших партнерских сайтов может, например, демонстрироваться реклама продуктов, которые он просматривал в нашем интернет-магазине.

На сайте Holiday Club могут быть размещены ссылки на страницы третьих лиц, которые, в свою очередь, могут собирать персональные данные. Компания Holiday Club не несет ответственности за действия данных третьих лиц, в том числе за осуществляемый ими сбор персональных данных. Размещая партнерские ссылки на своем сетевом ресурсе, Holiday Club рассчитывает на их надежность. Наши партнеры могут использовать файлы cookie  для целенаправленной рекламы.  

3.6 Онлайн-формы

На сайте Holiday Club содержится большое количество различных онлайн-форм, в каждой из которых обязательно разъяснено ее назначение. На нашем сайте представлены, например, следующие формы:

  • регистрация подписки на новостную рассылку, обработка которой осуществляется на основании согласия клиента;
  • регистрация вторичной продажи недельных акций, обработка которой осуществляется на основании исполнения договора вторичной продажи акций;
  • регистрация агентского поручения на сдачу имущества в аренду, обработка которой осуществляется на основании поручения о сдаче имущества в аренду, то есть договора;
  • запросы на бронирование, а также запросы на предоставление коммерческого предложения, обработка которых осуществляется на основании полученного от клиента запроса, то есть на основании наличия взаимоотношений с клиентом;
  • формы участия в конкурсах, проводимых в целях стимулирования продаж, обработка которых осуществляется на основании участия клиента в конкурсе, при этом клиент дополнительно дает свое согласие на получение маркетинговых материалов.  Данное согласие запрашивается всегда отдельно.
4 Содержание реестра

4.1 Акционеры и акции

В отношении владельцев акций (акции Villas и недельные акции) для нужд жилищных акционерных обществ ведется реестр акций и акционеров. Обработка данных в этом реестре осуществляется на основании договоров на эксплуатацию, заключенных между Holiday Club и жилищными акционерными обществами. Законом об акционерных обществах и Законом о жилищных акционерных обществах (в зависимости от того, какой из этих двух законов применяется в конкретном акционерном обществе) определено, какие именно данные акционеров должны быть занесены в реестр.  К таким хранимым на законных основаниях данным относятся сведения о принадлежащих акционеру акциях, апартаментах, к которым относятся данные акции, и о дате выпуска сертификата на акции, имя и адрес владельца, дата рождения — для  физических лиц или место регистрации, регистрационный номер и название реестра, где зарегистрировано юридическое лицо, — для юридических лиц, а также информация о возможных ограничениях права распоряжения имуществом и иные предусмотренные законом сведения.  Согласно закону о жилищных акционерных обществах приобретатель акций заносится в реестр акционеров после установления прав собственности и получения свидетельства об уплате налога на переход права собственности.  Данные акционера хранятся в компании Holiday Club, пока он остается держателем акций. Кроме того, информация о бывших владельцах акций хранится 10 лет с момента занесения нового владельца акций в реестр акционеров (Закон о жилищных акционерных обществах, глава 2, параграф 14).

Помимо вышеперечисленных предусмотренных законом сведений, о нынешних и бывших владельцах акций могут также собираться и другие важные сведения, но их обработка осуществляется Holiday Club на основании наличия клиентских отношений с владельцем акций.  Holiday Club имеет право хранить данные на основании сделок купли-продажи акций, совершенных между Holiday Club и клиентом.  Holiday Club хранит договоры купли-продажи акций, а также прочую документацию, имеющую отношение к сделкам по акциям. Помимо документов на бумажном носителе персональные данные хранятся в системе управления данными о недельных акциях, о владельцах акций на апартаменты Villas и о сделках по акциям, в системе учета счетов частных лиц, а в некоторых случаях также в системе данных, собранных для маркетинговых целей (клиент может быть одновременно зарегистрирован в нескольких разных системах и реестрах). В частности, в различных реестрах и системах могут собираться и храниться следующие данные клиента: имя и фамилия, дата рождения, персональный идентификационный номер, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, IP-адрес, язык общения, национальность, при отсутствии персонального идентификационного номера — номер возможного проездного документа или аналогичная информация, номер члена таймшер-клуба, номер клиента; дата приобретения акций, сведения об имеющихся на данный момент и имевшихся ранее правах владения, а также об использовании принадлежащих акционеру апартаментов (аренда, собственное использование, обмен или иной вид использования), сведения об установлении в отношении владельца опеки или попечительства, пол, профессия, занятость, продолжительность трудовых отношений и форма трудоустройства, тип домашнего хозяйства и количество членов семьи, сведения о доходах и имущественном положении, информация о платежном поведении и сведения об оплате счетов, сведения, необходимые для контроля за исполнением санкций; семейное положение, предписанные государственными органами запреты на выдачу информации, сведения о договоре купли-продажи, сведения о передаче апартаментов в аренду, данные договора оперативного управления, сведения об уплате арендных или иных предусмотренных договорными отношениями платежей либо суммы сделки, информация, необходимая для сегментации клиентов, прочие возможные контактные данные (контактное лицо), а также иные предоставленные клиентом сведения.

При заключении договора на предоставление финансирования акционеру следует иметь в виду, что в этом случае компания Holiday Club, выступая в качестве посредника, направляет данные клиента в банк, предоставляющий кредит. Банк, являясь держателем реестра, заносит полученные от Holiday Club сведения в свои системы. В связи с этим клиенту также рекомендуется ознакомиться с политикой финансовой организации в отношении конфиденциальности персональных данных.

4.2 Гости отелей, клиенты, пользующиеся услугами аренды апартаментов, приобретатели иных услуг

Собираемые и хранимые данные о клиенте включают в себя следующее: имя, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, национальность, персональный идентификационный номер, а при его отсутствии — дата рождения, полное имя и персональный идентификационный номер (при его отсутствии — дата рождения) супруги и несовершеннолетних детей, сопровождающих туриста в поездке, страна, из которой турист прибыл в Финляндию, номер его проездного документа, дата прибытия в место размещения и убытия из него, цель поездки (отдых, деловой визит, участие в конференции или другая цель).   

В базу данных гостей отелей и клиентов, арендующих апартаменты, заносятся только имя, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, название объекта размещения, даты проживания, а также прочие существенные сведения, имеющие отношение к размещению (например, количество гостей, возможное проживание с домашним животным, а также наличие  особых потребностей). 

Данные о клиентах собираются в объеме регистрационной карты, заполнение которой предусмотрено параграфами 6–9 Закона о деятельности в сфере гостиничного сервиса и организации питания.  Данные параграфы закона преимущественно содержат информацию о том, какие данные о туристах следует собирать и каким образом их следует обрабатывать.  Даты рождения и номера социального страхования указываются исключительно на бланке регистрационной карты и не заносятся в электронные базы данных. Регистрационные карты гостей хранятся в течение одного года с момента проживания. Данные документы хранятся в запираемых шкафах.

Помимо услуг гостиничного размещения компания Holiday Club реализует множество других услуг, для которых используются отдельные базы данных. Кроме информации о содержании услуг в них также могут собираться персональные данные клиента (например, имя, адрес, номер телефона, адрес электронной почты).  При наличии особых оснований в процессе бронирования номера или оформления иных услуг представители Hoiday Club могут также запросить согласия родителей на оказание той или иной услуги несовершеннолетнему ребенку, и в этом случае отдельно могут быть собраны данные несовершеннолетнего ребенка. Однако данные сведения не будут использоваться ни в каких иных целях, кроме подтверждения согласия родителей.

Частично данные клиентов, собираемые в ходе бронирования процедур, должны обрабатываться как сведения о состоянии здоровья.  К сведениям такого рода относятся, прежде всего, данные, указываемые в форме, которая заполняется перед оказанием услуг массажа, а именно: данные о состоянии здоровья клиента и наличия у него каких-либо проблем, для решения которых требуется массаж. Сбор персональных данных может осуществляться также и в части других процедур, имеющих отношение к состоянию  здоровья лица. Подобные данные обрабатываются компанией Holiday Club как информация конфиденциального характера.  Помимо требований Общего регламента о защите персональных данных, при обработке таких сведений Holiday Club также соблюдает положения Закона об электронной обработке данных клиентов системы социального обеспечения и здравоохранения, Закона о положении и правах пациента, а также постановления Министерства социального обеспечения и здравоохранения о медицинских документах пациентов в части тех оказываемых Holiday Club услуг, которые подпадают под действие данных правовых актов. 

4.3 Маркетинг

В реестр данных, собираемых в маркетинговых целях,  заносятся базовые сведения о клиенте: имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.  В рамках реализации маркетинговых задач компания Holiday Club может прибегать к услугам по обогащению данных, но полученные таким образом персональные сведения не заносятся в реестр персональных данных Holiday Club, как описано ниже в разделе «Передача и перенос данных».

В части электронного маркетинга нами также собирается информация о дате предоставления клиентом согласия на получение маркетинговых материалов.

В Holiday Club ведется разработка системы управления взаимоотношениями с клиентами. Предполагается, что после того как она будет готова для использования, Holiday Club начнет также сбор информации об истории покупок, данных, позволяющих сегментировать пользователей, и прочих подобных сведений.

4.4 Реестр бронирования презентаций

В компании Holiday Club ведется реестр данных лиц, которые приглашались или участвовали в различных презентациях. В реестре хранятся следующие сведения: имя, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, дата проведения презентации, ее продолжительность, тип клиента (новый клиент или клиент, уже владеющий акциями Holiday Club), информация о том, привело ли участие в мероприятии к сделке, а также другая существенная информация о презентации (например, явился ли приглашенный на мероприятие). Также в реестре остается информация о случаях отмены забронированной презентации.

4.5 Корпоративные клиенты

Корпоративными клиентами считаются уже существующие клиенты, которые владеют апартаментами на одном из объектов или которые заключили с компанией Holiday Club договор возмездного оказания услуг размещения. Holiday Club оказывает корпоративным клиентам услуги размещения и распределения дат использования апартаментов путем жеребьевки, а также услуги управления бронированием. В части таких клиентов в реестре фиксируется следующая информация: компания или организация, которую  представляет клиент, номер клиента, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, а также прочие сведения, имеющие отношение к оказываемой услуге или проводимой жеребьевке.

4.6 Клиенты B2B

Компания Holiday Club ведет отдельный реестр клиентов B2B. В данный реестр заносятся сведения о существующих и потенциальных клиентах в секторе B2B. Они представляют собой базовую информацию, включающую в себя общие данные компании и данные контактного лица, такие как имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. В систему также могут заноситься сведения о характере сотрудничества с той или иной компанией и о предложенных ей услугах.

4.8 Записи телефонных разговоров

Система записи телефонных разговоров автоматически фиксирует содержание телефонных переговоров. Разговоры записываются в виде аудиофайлов.  Данные файлы содержат, в частности, следующую информацию: дату и время разговора, имя и фамилию сотрудника, принявшего звонок, номер, на который поступил звонок, номер звонящего. 

4.9 Формы

В компании Holiday Club используются различные онлайн-формы, а также некоторые традиционные бланки на бумажном носителе.  В каждой форме обязательно указывается ее назначение.  Наиболее востребованными являются, например, такие формы, как агентское поручение на осуществление вторичной продажи или на сдачу имущества в аренду, запрос на коммерческое предложение, а также формы, имеющие отношение к различным конкурсам, которые проводятся с целью стимулирования продаж. Содержание варьируется в зависимости от конкретной формы. Оно может включать в себя, например, имя, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, данные о принадлежащих лицу акциях. 

4.10 Файлы cookie

С помощью файлов cookie компания Holiday Club может собирать информацию о том, как и когда посетители ее официального сайта пользуются предлагаемыми на нем услугами.  Данный тип файлов позволяет, например, идентифицировать, с какой страницы пользователь перешел на сайт, когда он просматривал сайт, какие именно разделы, на какие ссылки нажимал, какой интернет-браузер он использует, какое разрешение имеет экран его устройства, какая операционная система  на нем установлена и какой версии.

Компания Holida Club использует файлы cookie и иные аналогичные технологии для отслеживания статистики посещений сайта и для измерения эффективности рекламы.  Также могут собираться сведения, относящиеся, например, к рассылаемым компанией электронным письмам: открыл ли получатель направленное ему письмо, зарегистрировался ли пользователь по той или иной ссылке, совершил ли переход в интернет-магазин. В целях улучшения пользовательских качеств сайта мы можем проводить краткосрочные исследования, в рамках которых мы можем в том числе фиксировать информацию о совершенных пользователем движениях мышью.

5 Источники данных

5.1 Владельцы акций

Основным источником информации является непосредственно сам клиент, который тем или иным способом предоставляет свои данные в ходе контактов с компанией Holiday Club. Как правило, подавляющая часть сведений о клиенте собирается в процессе приобретения акций или оформления заявки на проведение презентации.  Еще до оформления сделки по купле-продаже акций в распоряжении Holiday Club могут иметься данные клиента, предоставленные им при оформлении заявки на проведение презентации.

Для того чтобы связаться с клиентом и пригласить его на презентацию таймшер-клуба, используются различные реестры клиентов, которые ведет Holiday Club.  Клиент может быть приглашен на презентацию по телефону, но инициатива может исходить и от самого клиента — он может зарезервировать время проведения презентации на сайте или по телефону.  Данные о клиенте переносятся в реестр заявок на участие в презентации.  Далее, если клиент приобретет акции, сведения могут быть перемещены в реестр владельцев недельных акций, владельцев акций Villas и сделок по акциям.

Также клиент может стать участником презентации, забронировав ознакомительный отдых в Holiday Club. Ознакомительный отдых включает в себя проживание и посещение презентации. Данные, запрашиваемые у клиента при совершении бронирования, заносятся одновременно в реестр бронирования гостиниц и в реестр заявок на участие в презентации, откуда они могут быть перемещены в реестр владельцев акций, если клиент решит приобрести акции.

В отношении владельцев акций (акции Villas и недельные акции) для нужд жилищных акционерных обществ ведется реестр акций и акционеров. Обработка данных в этом реестре осуществляется на основании договоров на эксплуатацию, заключенных между Holiday Club и жилищными акционерными обществами. При этом  на основании Закона о жилищных акционерных обществах или Закона об акционерных обществах владелец акций обязан без необоснованного промедления предоставить сведения о принадлежащих ему акциях для того, чтобы акции можно было зарегистрировать на его имя.   И в этом случае источником данных, прежде всего, является непосредственно само лицо.  Кроме того, в некоторых ситуациях сведения о новом владельце могут быть предоставлены Holiday Club бывшим владельцем, например, если новый владелец акций не зарегистрировал акции на свое имя.

Для того чтобы собирать и поддерживать на актуальном уровне данные о кредитном и платежном поведении, а также сведения о введении санкций в отношении того или иного лица компания Holiday Club может, в частности,  прибегать к помощи реестра Suomen Asiakastieto Oy. В части сделок с акциями кредитное и платежное поведение лица проверяется в том случае, если компания Holiday Club предлагает ему услуги финансирования сделки.  Если клиент приобретает акции с привлечением кредитных средств при посредничестве Holiday Club, финансовая организация может по свои каналам собирать и обрабатывать его персональные данные.

5.2 Гости отелей

При бронировании отеля у гостя запрашиваются персональные данные. Их сбор осуществляются через различные каналы бронирования. Это могут быть, например, сайт Holiday Club, чат, телефонная служба и электронная почта.   Также данные могут сохраняться на сервисах, предоставляющих различные каналы бронирования, например, у провайдера чат-бота и хостинг-провайдера.  Данные провайдеры являются обработчиками данных, в связи с чем, во избежание случаев злоупотребления данными, компания Holiday Club заключила с ними соглашения об обработке персональных данных.  Аналогичные соглашения имеются также с поставщиком системы бронирования гостиниц.

Кроме того, данные могут поступать в распоряжение  Holiday Club через турагентов и туроператоров (например, сервисы онлайн-бронирования отелей и туристические фирмы). Поскольку компания Holiday Club выступает в качестве организации, оказывающей услуги, между ней и клиентом возникают договорные отношения. В этих договорных отношениях Holiday Club также выступает в качестве держателя реестра, осуществляя обработку персональных данных точно так же, как если бы бронирование было выполнено напрямую через собственные каналы Holiday Club. При этом клиенту следует иметь в виду, что не только Holiday Club, но и возможный провайдер канала бронирования или туроператор также могут осуществлять обработку его персональных данных в качестве самостоятельных регистраторов.

Помимо информации, предоставляемой в процессе бронирования, при заселении в отель гость также заполняет регистрационную карту, в которой добровольно указывает свои персональные данные. 

В случаях, когда оплата за проживание осуществляется по счету, компания Holiday Club может проверять и собирать кредитные данные клиента. Оплата по счету применяется преимущественно при расчетах с организациями.

5.3 Видеонаблюдение

Реестр видеонаблюдения формируется из цифровых записей с камер наблюдения, установленных в определенных местах по выбору компании Holiday Club. Запись данных видеонаблюдения происходит автоматически.

Каждый раз, когда гость использует ключ-карту, сведения об этом автоматически фиксируются системой. Никакие персональные данные при этом не регистрируются, поэтому система контроля доступа не может считаться реестром персональных данных.

5.4 Файлы cookie

Компания Holiday Club собирает о посетителях своего сайта сведения, содержащие информацию об IP-адресах и файлы cookie. Данные сведения используются для целенаправленной рекламы и предложения посетителям услуг.

5.5 Олайн-формы и формы на бумажном носителе

Как правило, клиент самостоятельно заполняет форму либо онлайн, либо на бумажном носителе. Информация, необходимая для заполнения той или иной формы, может также собираться сотрудником Holiday Club, осуществляющим обслуживание клиента.

6 Обновление данных

Обновление персональных данных клиентов происходит, прежде всего, на основании соответствующих уведомлений с их стороны.  В части подобных уведомлений, помимо самого клиента, источником информации могут также выступать третьи лица.  Мы принимаем все возможные меры для контроля за тем, насколько надежными являются сторонние источники информации и насколько корректны предоставляемые ими сведения. Для обновления данных мы можем, например, использовать сведения из Реестра народонаселения Финляндии. Поскольку наши реестры не обновляются автоматически, мы рассчитываем на то, что клиент заинтересован в  поддержании актуальности своих персональных данных и будет сообщать нам об их изменениях. Мы можем собирать и обновлять персональные данные на основании информации, полученной от государственных органов и организаций, предоставляющих услуги, оказание которых связано с обработкой персональных данных (например, Почта Финляндии и издательство Aller).

7 Передача и перенос данных

Компания Holiday Club не публикует собираемые ею персональные данные, соблюдая в отношении таких данных строгую конфиденциальность, за исключением случаев, когда раскрытие информации обусловлено требованиями законодательства или необходимостью использования персональных данных для подготовки и  подачи судебной претензии, а также для ведения судебного разбирательства. На основании Закона о жилищных акционерных обществах и Закона об акционерных обществах реестры акций и акционеров являются публичными документами, и поэтому они могут выдаваться по запросу или быть представленными для ознакомления в определенном месте.

Holiday Club не выносит информацию за пределы концерна, кроме случаев передачи сведений партнерам, которые оказывают компании Holiday Club определенные услуги или осуществляют для нее определенные вспомогательные функции и с которыми ее связывают договорные отношения. Такими партнерами могут быть, например, поставщики систем, провайдеры услуг управления взаимоотношениями с клиентами, клининговые компании, компании, осуществляющие реализацию услуг, охранные предприятия, коллекторные агентства, почтовые службы, рекламные бюро, компании, предоставляющие сопутствующие услуги, а также прочие подобные партнерские организации. С такими организациями у Holiday Club заключены соглашения о защите персональных данных, в которых зафиксировано, что при обработке персональных данных необходимо соблюдать принципы информационной безопасности и что персональные данные могут использоваться исключительно в предусмотренных договором целях. Также этими соглашениями установлены уровень информационной безопасности и порядок уведомления о случаях нарушения принципов информационной безопасности.

По требованию государственных органов Holiday Club может предоставить им данные с камер видеонаблюдения, а также данные регистрационных карт гостей. Регистрационные карты иностранных гостей передаются в полицию. Данные регистрационных карт выдаются государственным органам по запросу. Кроме того, некоторые сведения могут быть занесены в регистрационную карту еще до заполнения ее гостем на основании информации, полученной в процессе бронирования.

При совершении сделок купли-продажи акций стороны, как правило, договариваются о том, что компания Holiday Club уведомит налоговые органы о переходе прав собственности от лица покупателя. В этом случае при подаче уведомления в налоговые органы Holiday Club осуществляет передачу персональных данных.

Данные не передаются и не переносятся за пределы ЕС или Европейской экономической зоны. Они также не выдаются международным организациям. Исключением являются сведения, содержащиеся системой управления информацией о владельцах недельных акций и акций Villas и о сделках по акциям, а также реестром заявок на проведение презентации, поскольку поставщик системы, на базе которой ведется сбор информации, зарегистрирован в США и серверы также находятся в США. В договоре с данным поставщиком имеется стандартная для стран ЕС оговорка о надлежащем порядке обработки персональных данных и об их защите. Кроме того, Holiday Club может передавать информацию другим компаниям в составе концерна Holiday Club, действующим за пределами ЕЭЗ. В этом случае между Holiday Club и данными компаниями подписываются письменные обязательства того же содержания, что и стандартная для стран ЕС оговорка о защите данных.

Отдел маркетинга компании Holiday Club дополнительно приобретает у стороннего поставщика услугу по обогащению данных.  Результатом ее оказания является обогащение сведений о клиентах, имеющихся у компании Holiday Club, за счет персональных данных, которые позволяют, например, более эффективно сегментировать аудиторию прямой рекламы. Данная услуга используется исключительно для целей телефонного маркетинга и адресной почтовой рассылки. В процессе ее оказания задействованы, например, следующие данные: возраст, пол, язык, район проживания, размер домашнего хозяйства, жизненный этап, образование.  Эти данные остаются в реестре поставщика услуги и не интегрируются в реестр клиентов Holiday Club. Holiday Club передает в распоряжение обработчика информации персональные данные, необходимые ему для оказания услуги обогащения данных.

8 Сроки хранения персональных данных

Данные, собранные для маркетинговых целей, удаляются из реестра после отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку. Персональные данные хранятся не дольше одного года, если указанный в реестре адрес электронной почты оказался недействительным.

В реестре владельцев акций персональные данные должны храниться, пока лицо является владельцем акций, и еще 10 лет после передачи прав собственности на акции другому лицу. Максимальный срок хранения данные бывших владельцев акций компанией Holiday Club составляет 11 лет.

В реестрах гостей отелей и прочих услуг персональные данные хранятся не более пяти лет с момента последнего приобретения услуг клиентом.

Персональные данные, классифицируемые как данные пациентов, хранятся в течение срока, определенного положением Министерства социального обеспечения и здравоохранения о медицинских документах пациента. В случае Holiday Club данный срок составляет, как правило, 12 лет с момента смерти пациента, а при отсутствии такой информации — 120 лет от даты рождения пациента. Тем не менее, сроки хранения документов пациента распространяются не на все материалы, имеющие отношения к процедурам, и в этой части данные хранятся не более пяти лет с момента оказания услуги.

Если данные, полученные в результате видеонаблюдения, содержат информацию, требующую расследования для достижения целей видеонаблюдения, они должны храниться в течение всего времени проведения соответствующих мероприятий.  По окончании расследования данные хранятся в течение всего срока подготовки и подачи судебной претензии, а также проведения судебного разбирательства. После того как потребность в данном материале отпадет, данные будут храниться еще три года.  В остальных случаях данные регулярно удаляются, и максимальный срок их хранения составляет шесть месяцев с момента записи.

Срок хранения данных, собранных при помощи файлов cookie, варьируется в зависимости от специфики конкретных файлов, составляя не более трех лет.

Срок обработки персональных данных корпоративных клиентов составляет три года с момента окончания того года, в течение которого персональные данные клиента использовались для целей оказания услуг в последний раз.

Данные учета счетов и задолженностей частных лиц, а также другие сведения, которые потенциально могут быть классифицированы как материал бухгалтерского учета, которые, в свою очередь, могут содержать персональные данные клиентов, хранятся в течение срока, определенного Законом о ведении бухгалтерского учета.  Например, квитанции об оплате хранятся шесть лет с момента окончания того отчетного периода, к которому они относятся. 

Записи телефонных разговоров хранятся не более месяца с даты совершения звонка. 

Данные реестра заявок на проведение презентаций хранятся не более пяти лет с момента последнего посещения презентации таймшер-клуба субъектом персональных данных.

В реестрах, которые ведутся эксплуатационно-технической службой, персональные данные хранятся не более десяти лет.   В базах данных клиентов B2B персональные данные хранятся не более пяти лет с момента взаимодействия с компанией или после последнего контакта, имевшего место между сторонами.

Данные онлайн-форм, заполняемые для участия в рекламных конкурсах, удаляются по истечении шести месяцев с момента окончания конкурса.  Однако, если форма содержит согласие на прямую или сетевую рекламу, информация  о данном согласии хранится в течение тех же сроков, что и описанное выше согласие, которое предоставляется субъектом персональных данных. Если указанные в форме данные относятся к какому-либо агентскому поручению, они хранятся в течение шести лет с момента окончания того отчетного периода, в течение которого была оказана услуга, являющаяся предметом агентского поручения (период аренды, вторичная продажа).

Владелец акций может направить форму агентского поручения на сдачу в аренду либо почтой на бумажном носителе, либо онлайн, заполнив соответствующий документ на сайте. Поручения на сдачу в аренду хранятся компанией Holiday Club в течение не более шести лет с момента окончания того года, на который приходится последний день недели, являвшейся предметом аренды. Заполненные формы агентского поручения хранятся в распечатанном виде в запираемом помещении. Дополнительно агентские поручения на сдачу в аренду обрабатываются в электронных системах в том же порядке, что и данные, предоставляемые владельцами недельных акций, являясь, таким образом, составной частью персональных данных владельца акций. 

Информация, содержащаяся в других формах, хранится до тех пор, пока данные не перестанут быть необходимыми для использования по назначению.

9 Принципы защиты реестра

Права доступа к реестрам компании Holiday Club ограничены кругом лиц, которые нуждаются в  персональных данных для выполнения своих должностных обязанностей. Порядок предоставления права доступа основан на регламентах компании Holiday Club, разработанных  с учетом специфики внутрикорпоративных процессов. Для защиты баз данных и сетей передачи данных, которые используются для хранения информации, применяется комплекс организационно-технических мероприятий.  Контроль и защита реестра осуществляются в соответствии с положениями регламентов, действующих на территории ЕС.

В качестве отдельной меры со всеми партнерами, которые имеют доступ к персональным данным или которым персональные данные передаются, заключено соглашение о защите данных, либо с ними подписан иной документ о защите данных.  К партнерам предъявляется требование об обеспечении достаточного уровня защиты данных. 

Доступ к реестрам физических лиц, которые ведутся компанией Holiday Club, осуществляется с использованием индивидуальных идентификаторов. Наши системы также защищены с помощью комплекса технических и административных мер.

Собранный вручную материал, содержащий персональные данные, обязательно хранится в запираемом помещении и находится под строгим надзором.

10 Право доступа субъекта к своим персональным данным

Субъект имеет право запросить у компании  Holiday Club информацию о том, имеются ли в ее распоряжении его персональные данные, и какие именно.

Оформить такой запрос проще всего, воспользовавшись онлайн-формой, которая содержится на сайте Holday Club. Ссылка на форму: www.holidayclub.fi/tietolomake. При желании субъект также может лично обратиться в компанию Holiday Club либо направить ей письменный запрос.

Мы не можем предоставлять материалы видеонаблюдения, так как они содержат персональные данные других людей. Кроме того, подготовка подобного материала является крайне трудоемким процессом.

Данные файлов cookie нами также не предоставляются по причине того, что файлы cookie невозможно автоматически привязать к пользователю и процесс выяснения информации потребует от нас непомерных усилий.

Персональные данные, в отношении которых компания Holiday Club выступает обработчиком, но не регистратором, не могут быть выданы субъекту компанией Holiday Club, соответствующий запрос следует адресовать держателю реестра. Это актуально, например, для случаев кредитования  клиента финансовой организацией.

Ответ на запрос предоставляется в самые короткие сроки, но не позднее одного месяца с даты получения запроса.

Сведения направляются письмом по почте или сообщением по электронной почте, в зависимости от того, какой способ доставки был указан в запросе.  Прежде чем предоставить данные, мы стараемся предварительно убедиться в том, что лицо, от имени которого поступил запрос, действительно, является их владельцем. При наличии оснований сомневаться в подлинности личности автора запроса мы потребуем дополнительных разъяснений.

Если запрос на предоставление данных окажется необоснованным или неприемлемым (например, в случае  многократных повторных запросов), мы можем потребовать от лица разумной компенсации либо отказать ему в предоставлении сведений.

11 Исправление и удаление персональных данных, право субъекта на ограничение обработки его персональных данных

При обнаружении ошибок субъект персональных данных вправе потребовать их исправления. После получения соответствующего сообщения данные будут откорректированы в самые короткие сроки. Помимо информации, исходящей от самого субъекта, основанием для исправления данных также может служить информация, поступившая из иного надежного источника.

Субъект персональных данных обязан без необоснованного промедления уведомить компанию Holiday Club об обнаруженных ошибках.  Это можно сделать, например, направив сообщение на адрес электронной почты: tietosuoja@holidayclub.fi 

Субъект персональных данных имеет право потребовать удаления своих персональных данных из реестра («право быть забытым») по истечении установленного срока их хранения, если они больше не являются необходимыми для достижения целей, ради которых они были собраны, или если согласие, на основании которого осуществляется обработка данных, было отозвано.  Персональные данные подлежат удалению также и в том случае, если их обработка производится с нарушением закона или если закон обязывает компанию Holiday Club удалить данные.

Субъект вправе потребовать от компании Holiday Club ограничения обработки его персональных данных в ситуациях, когда:

1) субъект ожидает ответа на запрос об исправлении или удалении данных;
2) обработка данных является незаконной, и субъект возражает против удаления своих персональных данных, вместо этого требуя ограничения их использования;
3) персональные данные субъекта больше не нужны Holiday Club для целей обработки, но в них нуждается сам субъект в целях подготовки и подачи судебной претензии, а также проведения судебного разбирательства;
4) субъект возражает против обработки персональных данных, в связи с чем проводятся мероприятия с целью установить, может ли законный интерес компании Holiday Club вытеснить представленные субъектом основания.

Если обработка персональных данных ограничена, например, по вышеуказанным основаниям, обработка таких данных допускается только при условии получения согласия субъекта, либо если это требуется для подготовки и подачи судебной претензии и ведения судебного разбирательства, либо для защиты прав юридического лица, либо если имеется иная, важная с точки зрения общественных интересов причина. При этом данное ограничение не распространяется на хранение персональных данных.

12 Право субъекта возразить против обработки персональных данных в силу особых личных причин

Субъект вправе в силу имеющихся у него особых личных причин возразить против операций по обработке его персональных данных, которые осуществляются компанией Holiday Club на основании законного интереса.

Субъект может предъявить требование, которое должно содержать обоснование возражения против обработки данных. Соответствующий запрос следует направить на адрес электронной почты: tietosuoja@holidayclub.fi.  При наличии законных оснований Holiday Club вправе отказать субъекту персональных данных в удовлетворении его просьбы.

13 Право на запрет прямой рекламы

Субъект, чьи персональные данные используются в целях прямой рекламы, вправе в любой момент запретить использование своих персональных данных для маркетинговых целей.  С этого момента персональные данные субъекта больше нельзя будет использовать для данных целей.  Если клиент больше не желает получать прямую рекламу, проще всего сообщить об этом по электронной почте, направив письмо на адрес: tietosuoja@holidayclub.fi 

14 Право на отзыв согласия на обработку персональных данных

В случаях, когда обработка персональных данных осуществляется на основании согласия, субъект данных вправе в любой момент отозвать это согласие.  Отзыв согласия не влияет на правовой статус обработки данных, осуществленной до момента отзыва согласия.

15 Право субъекта персональных данных на перенос данных в другие системы

Субъект вправе потребовать переноса своих персональных данных, предоставленных в распоряжение компании  Holiday Club и обрабатываемых ею на основании согласия субъекта или заключенного с ним договора, в систему другого регистратора при наличии технической возможности.

Если техническая возможность отсутствует или перенос данных является небезопасным, клиент может при желании прибегнуть к личному праву доступа к персональным данным и от своего лица передать полученные на основании этого права сведения стороннему регистратору.

16 Право на подачу жалобы в контрольные органы

В том случае, если компания Holiday Club своими действиями в качестве регистратора нарушит положения Общего регламента по защите данных, субъект персональных данных вправе подать жалобу в компетентный контрольный орган (Управление по защите данных, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki или tietosuoja@om.fi).

Подпишитесь на рассылку и получите 15% скидку!

Подписавшись на рассылку, Вы будете получать спецпредложения и последние новости по электронной почте! Кроме того, Вам предоставляется возможность получить скидку 15% на размещение при бронировании.

Ваши #ВПЕЧАТЛЕНИЯ на сайте Holiday Club >>

Мы используем файлы cookie и информацию браузера для повышения качества обслуживания. Последующее использование сайта означает Ваше согласие. Подробная информация здесь.

принимать
{showmore:'Подробнее', showless:'Свернуть'}